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Las 3 principales preocupaciones en la administración de un despacho

Seguridad, multigeneraciones y prevención.

Gran parte de la discusión en la industria contable gira en torno a cómo los mercados globales impactan la administración de un despacho y el servicio al cliente, pero cuando fueron cuestionados sobre las principales preocupaciones entre los líderes de despachos, BKR Internacional, una asociación global de contadores públicos, citaron un abrumador enfoque sobre los siguientes tres aspectos.

1. Conciencia sobre la seguridad. Firmas de asesoría financiera de todos los tamaños están activamente en la mira de los hackers que buscan datos de clientes, según un reporte de BKR Internacional sobre las más grandes amenazas en ciberseguridad. Es probable que en un futuro, al menos en Estados Unidos, las firmas de contadores públicos estén obligadas a cumplir con requisitos mínimos de estándares de seguridad a nivel federal.

Actualmente las regulaciones federales sobre seguridad que existen aplican a industrias en específico como industria de la salud, instituciones financieras y agencias federales, dijo el Director Ejecutivo de BKR Maureen Schwartz. El congreso ha tratado de pasar varias reformas en los años recientes que expanden la regulación en materia de ciberseguridad, pero existe debate sobre si la solución es más regulación gubernamental o más innovación por parte del sector privado, agregó.

En el inter, las firmas deberían tener algunos estándares propios para mitigar el riesgo de los hackers, así como para minimizar los riesgos de responsabilidad legal. Políticas de retención de documentos, revisión de protocolos de comunicación escrita, actualización de tecnología y, más importante aún, encabeza la lista la capacitación de personal.

Los empleados representan el riesgo de seguridad más grande, de acuerdo con BKR.

“Debido a que mis empleados ahora utilizan dispositivos móviles o pueden acceder al sistema desde su casa, el manejo de riesgos se ha extendido más allá de la empresa”, dijo Shwartz. “Las firmas necesitan estar conscientes de cómo los empleados están utilizando su software y hardware, cómo están accediendo a datos sensibles y comunicando datos sensibles, y hasta cómo es que están guardando estos datos”.

La capacitación y el cambio de comportamiento, agregó, son generalmente la mejor defensa contra amenazas de ciberseguridad.

2. Compromiso multigeneracional. Muchas compañías han experimentado el reto de administrar hasta cuatro generaciones de empleados: Los fundadores y tradicionalistas de medio tiempo, los executivos e inmersos baby boomers, los orientados a resultados de la Generación X, y los ágiles mileniales, según BKR. Comprender las percepciones y expectativas de cada generación no es fácil, pero es importante reconocer que todos contribuyen algo significativo a tu firma, agregó Schwartz.

Cada firma debe estar interesada en la composición generacional de su staff y educara a los líderes en cómo adaptarse a las políticas, procesos, y oportunidades para sostener el compromiso total, sugiere BKR. Hay una riqueza en la información que existe ahí afuera para aprender sobre cada generación de empleado. Es también crítico, según BKR, comunicar regularmente sobre atributos generacionales y sus diferencias, de forma que se mejore la comunicación y el trabajo en equipo, y considerar incluir múltiples generaciones en los equipos de trabajo para soluciones con más riqueza.

“Mi filosofía es que cada quien en inherentemente diferente, y en la mediad en que comprendamos y escuchemos las preferencias de cada persona, administramos las expectativas”, dice Jason Tonjes, CPA, socio administrador en Bland & Associates PC, en Omaha, Nebraska.

Tonjes, el otrora director de BKR International Americas Region, dijo que la más grande diferencia generacional que ve en el diario es la forma preferida de comunicación. Las generaciones más jóvenes están más ligadas a la tecnología y proveen rápidas respuestas a los textos, mensajes instantáneos y correos electrónicos, pero son menos asequibles por teléfono o en persona.

¿Cuál es una cualidad de este estilo de comunicación que pasa generalmente desapercibida? “Rara vez están desconectados. Ya sea que eso sea bueno o no, depende de ellos”, dice Tonjes. “Pero ellos típicamente trabajan tan duro como las generaciones más viejas que les gusta partirse el lomo en el oficina”.

Bland & Associates toma una alternativa simple y directa para unir a su staff multigeneracional, de acuerdo con Tonjes. La firma contrata a un psicólogo del comportamiento para una capacitación anual (que incluye examen de perfiles y educación en preferencias generacionales) y consultas adicionales cuando se requiere.

“Este individuo ha ayudado a todos a aprender a entendernos entre nosotros; no sólo Generación X entendiendo a los mileniales, pero viceversa también”, dijo.

Nunca subestimes el poder que una plantilla generacional puede tener en tu firma, dijeron funcionarios de BKR. Si los demográficos de tu firma tienden hacia más viejos o más jóvenes, por ejemplo, esto puede impactar tu habilidad para crecer, retener staff, o relacionarte con clientes. Las firmas pueden buscar formas para equilibrar el rango de edades mediante esfuerzos de reclutamiento y retención.

Asegúrate que tus empleados más jóvenes entiendan las oportunidades que hay para desarrollar habilidades y avanzar profesionalmente, mientras empleados de mediana carrera pueden anticipar nuevos compromisos de mayor reto. Todo el staff debe estar activamente comprometido con la visión de la firma, y estrategia de crecimiento.

3. Anticiparte a lo que viene. La anticipación también jugará un papel clave en la atención a clientes, en la medida en que los clientes cada vez esperan que su contador vaya más allá de una relación reactiva o transaccional y que les ayuden a prepararse para el futuro.

El reto con este cambio es que los socios y administradores están tan absortos en el cumplimiento diario de obligaciones como los equipos a los que supervisan. La falta de capacidad dificulta ver el bosque por los árboles y enfocarte en el futuro de la firma, sin mencionar consultar estos temas con los clientes, dice Schwartz.

Pero anticiparse al futuro es una competencia central crítica que los líderes visionarios deben integrar a su oferta de servicios, el desarrollo de su staff, y la forma de abordar relaciones con clientes. Los clientes esperan una entrega de valor de forma regular, traducidas como ideas nuevas, mitigación del riesgo, valoración, planteamiento de estrategias y previsión.

La contabilidad tradicionalmente ha sido sobre registrar el pasado, pero las firmas de contadores con menta internacionalizada comprenden la importancia de usar esos datos históricos para hacer decisiones de negocios efectivas mientras se proyectan los siguientes pasos, funcionaros de BKR comentaron.

“Ahora se espera que los contadores sean como socios de negocios, asesores, y consejeros tanto para las decisiones financieras tanto personales como corporativas”, dijo David Goldner, CPA, director de BKR Internacional Americas Region y socio administrador de Gross Mendelshon, en Baltimore. “Los clientes quieren que su contador comprenda su negocio y les ayude a anticipar el cambio”.

Adentrándose en la era de los “grandes datos”, los contadores son buscados para explotar esos datos y ofrecer así servicios de valor agregado. Ellos pueden ayudar a los dueños de negocios a tomar decisiones en cada etapa del negocio, y muchas decisiones de finanzas personales también.

Los contadores pueden, por ejemplo, ayudar a los clientes a formular una estrategia en una transacción de bienes raíces, desde la planificación inmobiliaria y la perspectiva de impuestos. Ellos pueden aconsejar sobre mitigación de riesgos que involucran temas de ciberseguridad o controles internos a través de los consultores de tecnología de información o de servicios subcontratados de dirección financiera.

“Las firmas de contadores están entre los mejores en la recolección y análisis de todos estos datos”, dijo Schwartz. “Será su función ayudar a los clientes a proteger y anticipar cómo los negocios pueden mejor balancear esto”.