192015Ago
¿Tiene que ser tan difícil reportar gastos?

¿Tiene que ser tan difícil reportar gastos?

Pasos para revisar reportes de gastos e ideas para eficientar el proceso.

Me permito comenzar diciendo que amo a mi trabajo, trabajo con negocios en todo el país ayudándoles a comprender de mejor forma sus números a través de la contabilidad y servicios de consultoría administrativa. Colaboramos con ellos, los guiamos y nos conectamos con ellos en los negocios y en lo social, pero, por alguna razón, todo eso sale por la ventana cuando comenzamos a hablar sobre reportes de gastos.

Al instante me convierto en la niñera de la compañía. Éste es el último tipo de relación que me gustaría tener con mis clientes, pero parece como un mal necesario. Te preguntarás por qué. Porque debo asegurarme que toda la información necesaria está presente, tenga sentido y que la gente no está abusando del negocio.

Éste es un vistazo hacia mi vida como contadora cuando se trata de lidiar con los reportes de gastos de los clientes. Probablemente así suenes tú también:

Paso 1. Recibiendo el reporte de gastos “completo” del empleado.
Muchos empleados odian los reportes de gasto tanto como los contadores, por lo que tiendo a mandar recordatorios por correo electrónico a los clientes y sus empleados para asegurarme que obtendremos sus reportes completos. Cuando finalmente me entregan uno, abro un PDF de veintitantas páginas.

La primera página es un resumen de los gastos. Las siguientes 19 son copias de los comprobantes exhibidos en distintas posiciones en las páginas. Bien sé que terminaré enviando a ese empleado un e-mail con preguntas sobre el reporte, así es que comienzo a redactar mi correo. Los empleados detestan ser cuestionados sobre sus gastos, así es que este proceso nunca es fácil aunque mis intenciones sean las mejores.

Paso 2. ¿Existe soporte para cada gasto?
Comienzo asegurándome tener todos los recibos o facturas listados en el reporte de gastos. Realmente no quiero imprimir un documento de 20 páginas, por lo que trato de ver el PDF en mi pantalla. Tengo que cambiar de página a otra. Resalto los números en el resumen cuando veo el recibo.

Hay algunos recibos que faltan. Algunas copias tienen cortada la parte superior con el nombre y fecha, o la parte inferior con la cantidad. Agrego estas notas al correo que estoy escribiendo.

Paso 3. ¿El soporte es coherente con el gasto?
Aquí es donde mi miente comienza a aventurarse en la zona del “¡Dios mío! ¿En serio?” y “Me rindo”. Los contadores realmente se dan cuenta de cómo funciona una empresa cuando se trata de revisar estos reportes. Vemos viajes de golf, tiendas de puros, los grandes gastos de publicidad, etc.

Ahora, buena parte de los gatos son legítimos, pero el cerebro hace cosas curiosas, especialmente cuando estás bien metido en los detalles. Trato de no juzga, pero lo que sí necesito es asegurarme de que estos gastos de negocio son razonables y que la compañía esté de acuerdo con ellos. ¿Cómo hago esto? Hago preguntas abiertas al empleado como: “¿Puedes explicar el viaje de golf el día X y su propósito de negocios?”

Paso 4. ¿Es suficiente este soporte?
Así es que, he revisado cada renglón de gasto y lo he amarrado con su recibo, excepto por aquellos pocos mañosos. Ahora registro el reporte como un comprobante en el sistema contable. Me gusta proveer a mis clientes con el detalle de la transacción, así es que lo hago línea por línea. Aquí está lo chistoso con muchos de esos reportes de Excel: Después de entrar cada línea, ¡el total no cuadra con la página de resumen! Así es que, una cosa más sobre la que necesito hablar con el empleado porque la diferencia puede ser de varios miles de pesos y se van a frustrar cuando no les regresen todo lo que ellos están esperando.